There’s Mahnkosten kannst du grundsätzlich nur dann verlangen, wenn ein Schuldner sich im Verzug befindet oder eine Mahnung erforderlich war. you musst dabei zwischen berechtigten Pauschalen und überhöhten Forderungen unterscheiden: angemessene Kosten sind zulässig, überhöhte Pauschalen können gerichtlich gekürzt werden.

Als Faustregel akzeptieren viele Gerichte kleine Pauschalen von etwa 2,50 € bis 5,00 € pro Mahnung, wenn you keine höheren tatsächlich entstandenen Kosten nachweisen kannst. Höhere Beträge sind nur zulässig, wenn you konkrete Inkassokosten oder sonstige Auslagen belegst und diese in einem angemessenen Verhältnis zur Forderung stehen.

Voraussetzungen, damit you Mahnkosten durchsetzen können: die Forderung muss fällig sein, you müssen den Schuldner in Verzug setzen (durch Mahnung oder nach Ablauf einer Frist) und you müssen die Entstehung der Kosten plausibel machen. Schriftliche Rechnung oder Dokumentation der Mahnversände und tatsächlichen Auslagen erhöhen die Durchsetzbarkeit.

Bei der Formulierung der Mahnung sollte you transparent vorgehen: you nennst die ursprüngliche Forderung, den Fälligkeitstermin, den Verzugsbeginn, den geforderten Betrag inklusive Mahnkosten und setzt eine letzte Zahlungsfrist. Überhöhte Pauschalen können als unzulässig zurückgewiesen werden und die Relation zur Hauptforderung darf nicht unangemessen sein.

Besonderheiten: Für Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen gelten oft strengere Regeln und andere branchenübliche Pauschalen; bei Verbrauchern achtet das Recht auf die Angemessenheit. Bei Zweifeln prüft you besser vorab die Rechtslage oder holt juristischen Rat ein, da Fälle unterschiedlich entschieden werden.

Praktische Tipps: Dokumentiere jede Mahnung, begründe you die Höhe der Pauschale (z. B. Porto, Verwaltungsaufwand), reagiere auf Widersprüche sachlich und berechne Verzugszinsen gesondert. So erhöhst you die Erfolgsaussichten, die Mahnkosten tatsächlich durchzusetzen.