Du solltest die Inkasso-Performance deines Unternehmens regelmäßig überprüfen, um festzustellen, wie effektiv dein Forderungsmanagement ist. Die Auswahl der richtigen Kennzahlen (KPIs) ist entscheidend, um ein realistisches Bild der Situation zu erhalten. Einige KPIs können jedoch irreführend sein und dir ein falsches Gefühl der Sicherheit geben.
Ein häufiger KPI, der oft in der Inkasso-Branche verwendet wird, ist die Einziehungsquote. Diese Metrik zeigt, wie viel Prozent der offenen Forderungen tatsächlich eingetrieben wurden. Eine hohe Quote mag zunächst positiv erscheinen, aber du musst berücksichtigen, dass sie nicht die Gesamtzahl der Forderungen oder deren Alter berücksichtigt. Wenn dein Inkasso-Team nur die „leichten“ Forderungen bearbeitet, kannst du eine gefälschte Hoffnung auf den Erfolg gewinnen, während die schwierigeren, älteren Forderungen unbeachtet bleiben.
Ein weiterer KPI, der oft genannt wird, ist die Durchschnittliche Bearbeitungszeit für Forderungen. Eine kürzere Bearbeitungszeit kann als Zeichen von Effizienz gewertet werden, doch dies kann täuschen. Wenn dein Team Forderungen schnell bearbeitet, aber dabei weniger wert auf die Qualität der Kommunikation und dem Aufbau von Beziehungen zu den Schuldnern legt, könnten diese Schuldner sich gegen zukünftige Zahlungen wehren. Die Qualität der Interaktionen ist oft wichtiger als die Geschwindigkeit.
Ein ziemlicher Trick ist auch die Rücklaufquote von Mahnschreiben. Hierbei wird häufig angenommen, dass eine hohe Rücklaufquote auch eine hohe Erfolgsquote bedeutet. Dies ist jedoch definitiv eine irreführende Annahme. Oftmals bedeutet ein hoher Rücklauf einfach, dass viele Schuldner nicht wissen, wie sie auf die Mahnung reagieren sollen oder dass die Mahnungen nicht klar und verständlich formuliert sind. Stattdessen solltest du die Erfolgsquote der darauf folgenden Zahlungen messen, um herauszufinden, wie effektiv deine Mahnschreiben wirklich sind.
Zusätzlich sind KPIs wie die Kundenbindung und die Kundenzufriedenheit nach einer Inkassomaßnahme von großer Bedeutung. Obwohl sie nicht direkt mit Inkasso-Performance verbunden sind, beeinflussen sie stark deine langfristige Finanzsituation. Wenn eine Inkasso-Maßnahme die Beziehung zu einem wichtigen Kunden beeinträchtigt, könnte dies die zukünftige Zusammenarbeit und die Zahlungsbereitschaft negativ beeinflussen.
Schließlich ist es ratsam, die KPIs regelmäßig zu überprüfen und anzupassen. Du solltest niemals fortfahren, alte Metriken zu verwenden, die möglicherweise nicht mehr relevant sind oder die falsche Geschichte erzählen. Schaffe eine Kultur, in der Transparenz und kontinuierliche Verbesserung gefördert werden, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die realistische Leistungsfähigkeit des Inkassoverfahrens verstehen.
Denke daran, dass nicht alle KPIs gleichwertig sind und einige in die Irre führen können. Indem du eingehend die wahre Inkasso-Performance deines Unternehmens misst, kannst du die richtigen Entscheidungen treffen und die Basis für zukünftigen Erfolg legen.
